Errori da evitare nella fatturazione elettronica

Con il decreto legislativo del maggio 2015, che impone l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che hanno rapporti con le pubbliche amministrazioni, ci si è dovuto avvalere dell’utilizzo di sistemi informatici di nuova generazione e supporti digitali non sempre semplici da utilizzare, soprattutto da quelle persone che hanno una scarsa alfabetizzazione informatica.

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L’invio della fattura alla pubblica amministrazione avviene tramite un sistema di interscambio, ma prima bisogna compilare la fattura in maniera corretta digitalmente in tutte le sue parti, è qui che potrebbe verificarsi il primo errore, un piccolo errore nella compilazione porta inevitabilmente ad una non accettazione della fattura da parte del sistema di interscambio. Non soltanto errori dovuti alla compilazione, ma anche dimenticanza da parte del trasmettitore (azienda) di invio digitale della fattura la quale si potrà trovare nella condizione di “non inviata”. In ultimo, anche se la fattura fosse stata accettata dal sistema di interscambio, potrebbero nascere problemi alla ricezione presso la PA, in quel caso dopo un’esplicita notifica negativa dell’avvenuta ricezione occorre apportare le opportune modifiche alla fattura.
Vediamo nello specifico quali sono gli errori e come correggerli. Di sicuro l’errore più comune e semplice da correggere è quello relativo alla fattura errata non ancora inviata, la quale potrà tranquillamente essere modificata ed inviata al sistema di interscambio con lo stesso numero progressivo.
Quando si compila la fattura è possibile effettuare dei controlli preventivi prima dell’invio al sistema di interscambio, il sistema grazie ad un’anteprima in tempo reale, ove presenti errori mostrerà un codice errore relativo ad ogni singola tipologia di errore occorsa nella compilazione della fattura. Buona norma quindi avvalersi del manuale di istruzioni della fattura elettronica per capire come correggere il documento in maniera corretta.
In ultimo e non meno importante potrà essere l’esito negativo presso la PA, anche se il sistema di interscambio ha permesso il transito della fattura. Gli errori che la PA potrebbe imputare alla fattura sono relativi alle seguenti voci: importo ed esigibilità Iva, importi ed errori di calcolo, ritenuta d’acconto, cassa previdenziale, ecc…