Errori da evitare nella fatturazione elettronica

Con il decreto legislativo del maggio 2015, che impone l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che hanno rapporti con le pubbliche amministrazioni, ci si è dovuto avvalere dell’utilizzo di sistemi informatici di nuova generazione e supporti digitali non sempre semplici da utilizzare, soprattutto da quelle persone che hanno una scarsa alfabetizzazione informatica.

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L’invio della fattura alla pubblica amministrazione avviene tramite un sistema di interscambio, ma prima bisogna compilare la fattura in maniera corretta digitalmente in tutte le sue parti, è qui che potrebbe verificarsi il primo errore, un piccolo errore nella compilazione porta inevitabilmente ad una non accettazione della fattura da parte del sistema di interscambio. Non soltanto errori dovuti alla compilazione, ma anche dimenticanza da parte del trasmettitore (azienda) di invio digitale della fattura la quale si potrà trovare nella condizione di “non inviata”. In ultimo, anche se la fattura fosse stata accettata dal sistema di interscambio, potrebbero nascere problemi alla ricezione presso la PA, in quel caso dopo un’esplicita notifica negativa dell’avvenuta ricezione occorre apportare le opportune modifiche alla fattura.
Vediamo nello specifico quali sono gli errori e come correggerli. Di sicuro l’errore più comune e semplice da correggere è quello relativo alla fattura errata non ancora inviata, la quale potrà tranquillamente essere modificata ed inviata al sistema di interscambio con lo stesso numero progressivo.
Quando si compila la fattura è possibile effettuare dei controlli preventivi prima dell’invio al sistema di interscambio, il sistema grazie ad un’anteprima in tempo reale, ove presenti errori mostrerà un codice errore relativo ad ogni singola tipologia di errore occorsa nella compilazione della fattura. Buona norma quindi avvalersi del manuale di istruzioni della fattura elettronica per capire come correggere il documento in maniera corretta.
In ultimo e non meno importante potrà essere l’esito negativo presso la PA, anche se il sistema di interscambio ha permesso il transito della fattura. Gli errori che la PA potrebbe imputare alla fattura sono relativi alle seguenti voci: importo ed esigibilità Iva, importi ed errori di calcolo, ritenuta d’acconto, cassa previdenziale, ecc…

La fatturazione digitale per i privati

La fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le aziende che hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione è entrata in vigore da fine maggio 2015. Grazie a questo nuovo sistema per l’emissione di ogni singola fattura a favore delle Pubbliche Amministrazioni, tutto il processo è stato notevolmente semplificato e reso più tracciabile è sicuro. Un file XML, infatti viene utilizzato da un sistema automatizzato per tenere traccia delle fatture inviate, firmate (firma digitale), ricevute e archiviate.

Il sistema di fatturazione digitale con firma digitale per i professionisti e le aziende, è qualcosa che sta apportando e apporterà notevoli benefici alla gestione della contabilità e fatturazione delle parti coinvolte, molti si chiedono se questa tipologia di servizio verrà estesa anche ai privati.

Dal primo luglio del 2016 l’agenzia delle entrate italiana metterà a disposizione un servizio gratuito per i privati utile alla generazione, invio e conservazione delle fatture elettroniche. Il servizio sarà soltanto un base di partenza per l’ente di controllo per capire di base la necessità dei privati a favore dell’emissione di fatture digitali.

Dal primo gennaio 2017 è stata pianificata l’apertura del servizio di fatturazione elettronica, cioè del sistema di interscambio, anche ad altre tipologia di contribuenti e non soltanto alle aziende che hanno rapporti con le Pubbliche Amministrazioni.

I Vantaggi della Fatturazione Online per i Titolari di Piccole Imprese

Se sei un piccolo imprenditore e la tua azienda invia individualmente fatture stampate ai clienti o tramite e-mail, dovresti sapere che c’è un modo migliore per farlo, in particolare attraverso la fatturazione on-line. Un numero crescente di proprietari di piccole imprese si stanno spostando verso soluzioni di fatturazione on-line per risparmiare tempo e denaro per rimanere competitivi nel settore.

Perché Scegliere la Fatturazione Online?

Le imprese tradizionali fanno tuttora fatture al termine dei loro periodi di fatturazione e le inviano manualmente ai propri clienti. Ma, ovviamente, questo metodo è ormai divenuto inefficiente se non addirittura obsoleto. In questo modo ci vuole del tempo prima che la fattura raggiunga il cliente, questa può perdersi nella posta e il cliente potrebbe anche prendere tempo per elaborarla.

La fatturazione online risolve tutti i problemi che gli imprenditori devono affrontare con le fatture generate manualmente rendendo l’intero processo più veloce e più facile sia per l’azienda che per i suoi clienti. Le fatture online aiutano a ridurre al minimo gli sforzi e ad accelerare i pagamenti automatizzando le procedure. Qui ci sono alcuni vantaggi del passaggio alle fatture on-line:

È Possibile Inviarle Istantaneamente

Creare fatture Ovunque

Fatturazione Diretta

Non è necessario trasmettere le informazioni di fatturazione al tuo commercialista o al tuo contabile per inviarle ai tuoi clienti. Invece, tutto può essere svolto on-line creando una fattura personalizzata da inviare.

Visualizzazione lo Status dei Pagamenti

Con uno stimabile software di finanza aziendale, è possibile visualizzare gli stati di tutte le fatture. Bastano pochi click e saprai che le fatture sono state pagate, che sono state risolte e tanto altro.

 

Creare un Audit Trail Senza Falle

Il miglior software di fatturazione svolge anche un ruolo chiave nel contribuire a mantenere chiari i record finanziari. Questo si dimostra essere molto utile durante un audit o in altri casi in cui vecchi record abbiano bisogno di essere estratti.

Il tracciamento delle fatture è un fattore critico per il successo dell’azienda. Come titolare di una piccola impresa, non puoi permetterti di perdere denaro e le fatture online ti aiuteranno a fare proprio questo!